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商务信函的书写规则(5)

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小编摘要:熟悉商务信函的书写规则,规范商务信函写作。

 写信的原则(Writing Principles)已从原来的3(Conciseness, Clearness, Courtesy)发展到目前的7个"C":Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration。本系列文章从这7个"C",为您讲解商务信函的书写规则。

原则五:正确(Correctness)

商业书信必须写得正确,因为它涉及到买卖双方的权利,义务,关系,是各种商业单据(如合同)的根据。 广义的说,商业书信的正确性表现在: (一) 运用正确的语言 (二) 叙述得正确 (三) 数字要正确 (四) 正确理解和运用商业术语 (五) 合适的写作技巧或方法,以及正确运用其他的六个"C"。

一.运用正确的语言

(1) 正式的和非正式的语言水平所用词汇比较

formal: terminate / domicile/ deem / transpire / conflagration / edifice / endeavor/ obtain

informal: end / home / think(or: believe) / happen / fire / building / try / get

(2) 正式的和非正式的语言比较

formal: Will attain the age of 18 years. / Give consideration to a plan. / This plan will effect a saving of $10,000.

informal:  Will be 18 years old. / Consider a plan. / This plan will save $10,000.

(3) 避免使用不标准的语言

Formal: Although Item 12 is enumerated in the report, the writer has ascertained that it is currently not in the organization's inventory or in the writer's possession.

Informal: Although Item 12 is listed in the report, it's not in our stock now and I don't have it either.

Standard: Irregardless of the report that item ain't on our shelves now, and I haven't got it either.

二. 叙述要正确

商业书信的内容要叙述得正确,既不要说得不够(Understatement),更不要说得过头(Overstatement)。

[例] This stove is absolutely the best (or: the very best) on the market. (这种炉子是市场上绝对最好的炉子。)

这句话是用来介绍商品的,但没有具体介绍商品的性能,而是抽象地断定这种炉子是"市场上最好的"。这样介绍商品,不但不能达到推销的目的,反而使人对写信人有"卖狗皮膏药"的感觉。

[改写]Our model A195 is designed on modern lines and gives, without any increase in fuel consumption, 25% more heat than the older models. So you will agree that it is the outstanding stove for economy of fuel.

(我们的A195型炉子是按近代样式设计的,在不增加燃料消耗的情况下,比其他各种旧式炉子温度高25%。所以,你会同意,这是优良的节约燃料的炉子。)

三. 数字要正确

做对外贸易离不开数字。对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意,有时"失之毫厘,差之千里"。甚至引起不同的理解。

(a)“以上”,“以下”,“以前”,“以后”,“从……到……”等的表达法。

$2 or (and) above(over)                二美元和二美元以上
60dozen or (and) up (upward, upwards)    60打和60打以上
2% or (and) more                 2%和2%以上
an order for 50 gross or upward               50罗或50罗以上的定单
an order for not less than 50 gross             不少于50罗的定单
5% up to 10% inclusive                      5%到10%
over 5% up to 10% inclusive                   5%以上到10% 

(b)
from and including today(this date)                从今日起(包括今日)
on and from Nov. 10;                          从11月10日起
on and after Nov.10;                          (包括11月10日)
as from Nov.10                              从毁约之日起
as from the date of the breach                    (包括毁约之日)
up to $40 inclusive;                             到40美元
up to the maximum of $40                        (包括40美元)止
up to and including Nov.20                         到11月20日止(包括11月20日)
as from the 1st to the 15th of March inclusive;   从3月1日到15日
from the 1st to 15th of March both inclusive      (包括1日和15日)
during the period beginning on                    从3月1日起到3月30日止
March 1 and ending on March 30,                这一期间(包括头尾两天)both dates inclusive

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2011-08-25 16:10 编辑:jeannn
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